Attiva la tua segreteria

Rispondi a queste domande e configuriamo noi tutto: la voce, cosa deve chiedere ai tuoi clienti e cosa non deve mai dire. Ci vogliono cinque minuti, e più sei preciso meglio funziona dal primo giorno.

1 · La tua attività

Servono per far parlare la segreteria come se lavorasse da te.

Scrivilo come vuoi che venga pronunciato al telefono. Se dici «Studio Bianchi» e non «Studio Legale Bianchi e Associati S.t.p.», scrivi il primo.

2 · Come deve rispondere

La prima frase che sentirà chi chiama.

Una regola che non si tocca: la segreteria dichiara sempre di essere un assistente virtuale. Non fingiamo mai che sia una persona — chi chiama ha il diritto di saperlo, e scoprirlo dopo fa perdere fiducia in te, non in noi. Se scrivi un benvenuto che non lo dice, lo aggiungiamo noi.
Esempi che funzionano «Studio Legale Bianchi, buongiorno. Sono l'assistente virtuale dello studio: mi dice il suo nome?» «Centro estetico Aurora, buongiorno. Sono l'assistente virtuale: con chi parlo?» «Studio dentistico Rossi. Sono l'assistente virtuale, l'avvocato non è disponibile: mi dice il suo nome e di cosa ha bisogno?» Tienilo corto: viene letto ad alta voce, e chi chiama vuole parlare, non ascoltare.
3 · Cosa deve chiedere

Le informazioni che ti servono per decidere se e quando richiamare.

Esempi per settore Studio legale: chi chiama, di che tipo di pratica si tratta, quanto è urgente, quando preferisce essere richiamato. Centro estetico: chi chiama, che trattamento vuole, per che giorno e fascia oraria, se ha una preferenza sull'operatrice. Agenzia immobiliare: chi chiama, per quale annuncio, se vuole una visita o informazioni, quando è disponibile.

Serve a capire quale piano ha senso per te, e a dirti dopo la prova quante ne abbiamo effettivamente recuperate.

Ci serve per farla suonare come qualcuno che conosce il tuo lavoro. Se scrivi «quanto costa una pulizia dei denti» sapremo che quella domanda arriverà, e le insegneremo cosa rispondere.

In prova la segreteria non conferma mai un appuntamento: raccoglie la richiesta e la manda a te. Confermare senza vedere l'agenda è il modo più rapido di far arrivare due persone alla stessa ora.

4 · Cosa non deve fare

Più sei chiaro qui, meno rischi di trovarti impegni che non puoi mantenere.

Esempi Non dare mai prezzi né preventivi. Non dire mai che c'è posto in agenda. Non rispondere a domande mediche o legali: annota la questione e basta. Non dire mai dove mi trovo o quando torno.

La segreteria riconosce già telemarketing e pubblicità e li congeda. Se hai casi tuoi ricorrenti, scrivili qui.

5 · I tre numeri

Servono tre numeri diversi, e quasi sempre non coincidono. Leggi con calma: è la sezione dove si sbaglia più facilmente.

È il numero scritto sui tuoi biglietti, sul sito, su Google. Quello che devierai verso di noi: resta tuo, non cambia, e chi ti cerca continua a comporre quello. Può essere un fisso o un cellulare.

Deve essere un numero con WhatsApp attivo, quindi di solito un cellulare — il tuo o quello di chi in studio deve leggere i messaggi. Se il numero del punto 1 è un fisso, qui va per forza un altro numero.

Serve anche per entrare nel tuo pannello e rivedere le chiamate.

Il numero su cui ti passiamo la persona mentre è ancora in linea. Può essere il tuo cellulare, o quello di un collega reperibile. Se lo lasci vuoto non passiamo mai nessuno: raccogliamo e basta. Pubblicità e telemarketing non passano comunque mai.

Se sente occupato, la tua linea gestisce una chiamata per volta: vuol dire che chi telefona mentre sei impegnato non arriva nemmeno a noi. È un limite del tuo operatore, e sapendolo prima ti diciamo subito cosa aspettarti. Se non lo sai, lo verifichiamo insieme in due minuti.

6 · Chi sei

Solo per sapere con chi parliamo. I dati per la fattura te li chiediamo dopo la prova, quando deciderai di continuare: adesso non servono.

I dati li usiamo solo per configurare e attivare il servizio. Informativa privacy.