Come rispondere al telefono in modo professionale

Rispondere bene al telefono non è questione di cortesia formale. È questione di far arrivare chi chiama al punto in fretta, senza farlo sentire di disturbo. Sono poche regole e si verificano tutte sul telefono di oggi pomeriggio.

L'apertura: nome dell'attività, poi il tuo

Studio Bianchi, buongiorno, sono Marco.

In quest'ordine: chi chiama deve prima sapere di aver azzeccato il numero. «Pronto» da solo costa sempre una battuta in più, perché la prima cosa che ti chiederanno è se sono allo studio Bianchi.

Il nome, subito

Chiedi il nome all'inizio, non alla fine. Alla fine è la domanda che fa riattaccare chi ha fretta, e ti lascia con una richiesta senza mittente. E una volta che lo sai, usalo: due volte in una telefonata, non di più.

L'attesa: dì quanto dura

Le controllo subito, resti in linea trenta secondi.

«Resti in linea» senza una durata è il momento in cui la gente riattacca. E se ci metti di più, torna a dirlo invece di lasciare il silenzio.

Le cose da non dire

• «Non è mio compito». Anche se è vero, chi chiama sente solo che nessuno se ne occupa. «Me ne informo e la richiamo io» dice la stessa cosa e la risolve.
• «Provi a richiamare». Sposta la fatica su di lui. Prendi il numero e richiama tu.
• Il gergo del mestiere. Chi chiama non lo conosce e non lo chiederà.
• «Un attimo» detto quattro volte. Ogni ripetizione toglie credibilità alla precedente.

La chiusura: ripeti l'impegno

Allora: la richiamo domani mattina su questo numero. Grazie, buona giornata.

Una frase che ripete cosa succede dopo. Elimina la telefonata di controllo del giorno seguente, che è la telefonata più inutile che esista.

Rispondere fuori orario conviene?

È la domanda vera, e la risposta onesta è: dipende da chi sei. Se rispondi alle nove di sera dai un servizio migliore e ne paghi il prezzo in vita privata, e prometti implicitamente una disponibilità che poi dovrai mantenere.

La via di mezzo è far rispondere qualcun altro fuori orario: chi chiama trova una voce invece di un messaggio registrato, lascia nome e motivo, e tu decidi la mattina dopo con l'informazione già in mano. Può essere una persona, un servizio con operatori, o un assistente automatico.

Se preferisci lasciare la segreteria, almeno falla parlare bene: i testi pronti sono qui. E se il problema è che le chiamate sono troppe per rispondere a tutte, il metodo sta in questo articolo.

Se vuoi che ne parliamo per il tuo caso, scrivici qui sotto.