Messaggio di segreteria per ufficio chiuso: cosa dire

Il messaggio per l'ufficio chiuso sembra il più facile da scrivere e finisce per essere il più inutile. «Ci scusiamo, l'ufficio è chiuso» non dice la cosa che conta: quando avrò una risposta?

Cambia molto se sei chiuso stasera, se sei chiuso oggi o se sei chiuso fino a settembre. Qui sotto ci sono i testi per ognuno di questi casi.

Chiuso la sera e nel weekend

Studio Bianchi, buongiorno. In questo momento siamo chiusi. Rispondiamo dal lunedì al venerdì, dalle nove alle diciotto. Se lascia nome, numero e il motivo, la richiamiamo il primo giorno lavorativo.

Dire gli orari serve: chi ha chiamato alle otto di sera saprà di riprovare la mattina, invece di lasciare un messaggio e restare in attesa.

Chiuso solo oggi

Ha chiamato lo studio Bianchi. Oggi siamo chiusi, riapriamo domani mattina alle nove. Se è una cosa urgente scriva a studio@esempio.it, la posta la leggiamo anche oggi.

Questa è la situazione in cui la gente si arrabbia di più, perché non sospettava la chiusura. Una data di riapertura vicina la disinnesca.

Chiuso per malattia o imprevisto

Buongiorno, sono Marco Bianchi. Oggi lo studio resta chiuso per un imprevisto. Gli appuntamenti di oggi li risposto io personalmente e vi chiamo uno per uno. Per il resto, ci risentiamo domani.

«Vi chiamo uno per uno» è una promessa impegnativa. Falla solo se la mantieni: chi ha preso un giorno di permesso per venire da te se la ricorda.

Chiuso per festività

Studio Bianchi. Siamo chiusi per le festività e riapriamo giovedì sette gennaio. Se lascia un messaggio lo troviamo al rientro e la richiamiamo noi.

Chiuso per trasferimento

Lo studio Bianchi è chiuso questa settimana per il trasloco. Dal tre marzo ci trova in via Verdi dodici, stesso numero di telefono. Per cose che non possono aspettare scriva a studio@esempio.it.

La regola dei venti secondi

Tutti i testi qui sopra stanno sotto i venti secondi, ed è voluto. Un messaggio lungo non viene ascoltato fino in fondo: chi chiama sente le prime due frasi, capisce che non parlerà con nessuno e riattacca. Se hai tre cose da dire, dì la più importante per prima — la data di riapertura, quasi sempre.

Due errori che vedo continuamente

• «Fra due settimane». Chi ascolta non sa quando hai registrato il messaggio. Sempre la data esatta.
• Il messaggio che resta. La chiusura di Ferragosto ancora attiva a ottobre dice al cliente che nessuno si occupa di quel telefono. Promemoria in agenda il giorno stesso in cui lo registri.

Quello che il messaggio non può fare

Nessuno di questi testi prende un appuntamento, e nessuno ti dice chi ha chiamato. Al rientro trovi un elenco di numeri e devi ricostruire tutto a mano, richiamando gente che nel frattempo si è rivolta altrove.

È il limite della segreteria in sé, non del testo: registra, non risponde. Se vuoi i testi per tutte le altre situazioni — fuori orario, urgenze, numero cambiato — li trovi nella raccolta completa di esempi. Se invece il problema è proprio che nessuno risponde, guarda come funziona un assistente telefonico automatico.

Noi facciamo questo: rispondiamo al telefono del tuo studio quando tu non puoi, capiamo chi è e cosa vuole, e ti mandiamo il riepilogo. Se vuoi sapere se ha senso nel tuo caso, scrivici qui sotto.