La segretaria virtuale è una persona vera che lavora da
remoto per più clienti insieme. Non è un software, ed è il motivo per cui
costa molto meno di un dipendente: non paghi contributi, TFR, ferie né
postazione, e paghi solo le ore che usi.
Come si paga
- A ore, con una tariffa oraria e un minimo mensile.
- A pacchetto, un monte ore al mese a prezzo fisso, che è la
formula più diffusa.
- A progetto, per lavori con inizio e fine.
Le fonti di settore la collocano intorno a una piccola percentuale del
costo di un dipendente a tempo pieno — si parla comunemente di un ordine di
grandezza pari a pochi punti percentuali per un utilizzo leggero. La cifra
reale dipende da quante ore compri, ed è l'unica cosa che conta nel
confronto: una segretaria virtuale a poche ore a settimana non è
paragonabile a una persona presente ogni giorno.
Cosa fa bene
Agenda e appuntamenti, posta, preventivi, solleciti, inserimento dati,
organizzazione di documenti. Su tutto quello che si può fare in modo
differito è un'ottima soluzione, e costa una frazione di un'assunzione.
Il limite, che riguarda proprio il telefono
Qui va detta la cosa scomoda. Una segretaria virtuale lavora nelle sue
ore, e in quelle ore lavora anche per gli altri clienti. Il telefono,
però, non suona negli orari concordati: suona quando suona.
Conseguenze pratiche, tutte concrete:
- Fuori dalle ore concordate le chiamate tornano in segreteria.
- La sera, il sabato e ad agosto non c'è.
- Se due chiamate arrivano insieme, una si perde comunque.
- Il telemarketing consuma le ore che stai pagando.
Se il tuo problema è l'organizzazione, la segretaria virtuale lo
risolve. Se il tuo problema è che il telefono squilla quando sei
occupato, lo risolve solo nelle ore che compri.
Il confronto completo
| Soluzione | Copertura del telefono | Ordine di spesa |
|---|
| Dipendente part time | Orario d'ufficio | oltre 1.000 €/mese |
| Segretaria virtuale | Solo le ore comprate | a pacchetto |
| Operatori a consumo | Ampia | a chiamata |
| Assistente automatico | Sempre | decine di €/mese |
I conti per il dipendente li abbiamo fatti
in questo
articolo. Come funziona un assistente automatico è spiegato
qui.
Si possono anche combinare
È la soluzione che nessuno propone perché nessuno vende entrambe le cose:
una segretaria virtuale per l'organizzazione, e un assistente automatico sul
telefono che raccoglie le chiamate quando lei non c'è e gliele passa già
ordinate. Costa meno di un dipendente e copre più ore.
Se vuoi capire quale delle quattro righe della tabella ha senso per te,
scrivici qui sotto quante chiamate ricevi: ti rispondiamo noi.